(目的)

第1条　丹波市立小学校及び中学校の処務に関する規程(平成16年丹波市教育委員会訓令第12号)第10条に基づき、丹波市立の小学校及び中学校における文書の取扱いについて標準化を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この要綱において「文書」とは、職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム、ファクシミリ及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)をいう。

(取扱いの原則)

第3条　文書は、正確かつ迅速に処理し、事務が適正かつ能率的に行われるように管理する。

(文書取扱者)

第4条　小学校及び中学校に文書取扱者を置き、次の事務を行う。

(用具)

第5条　文書の処理及び管理は、次のものをもって行う。

(文書の受領)

第6条　職員が受領した文書は、文書取扱者に回付する。

(文書の受付)

第7条　文書取扱者は、受領した文書を、次により速やかに処理する。

(文書の起案)

第8条　文書の起案は、起案用紙等を用いて起案する。

(文書の発送)

第9条　文書取扱者は、次により速やかに発送のための処理をする。

(ファイル管理表の整備)

第10条　文書取扱者は、当該校のファイル管理表を整備する。

(ファイルの設置)

第11条　文書取扱者は、ファイル管理表に基づき、ファイルを作成する。

(保管)

第12条　文書取扱者は、文書の保管は適正に行い、その所在を明らかにしておくものとする。

(保存)

第13条　文書は、良好な状態で保存する。

(保存年数)

第14条　文書の保存年数は、ファイル管理表によるものとし、保存年数の起算日は、当該文書の事案の処理が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日とする。

(閲覧)

第15条　保存している文書を職員が閲覧する場合は、文書取扱者に申し出るものとする。

(廃棄)

第16条　保存年数が経過した文書は、ファイル管理表に必要事項を記載し、校長と協議の上、迅速かつ確実に廃棄する。