2　文書は、即日処理を原則として迅速に取り扱わなければならない。

3　秘密に属する文書は、特に細密な注意を払って取り扱い、当事者又は関係者以外の者の目に触れる場所に放置してはならない。

2　主管課には、特殊文書受付処理簿を備え付けなければならない。

3　担当課には、次の帳票を備え付けなければならない。

2　文書取扱者は、担当課長が所属職員のうちから命じる。

3　文書取扱者は、担当課長の命を受けて次の事務を処理するものとする。

2　本庁舎以外に到達した文書等は、主管課において受領し、前項の規定に準じて処理するものとする。

2　2以上の担当課に関係する文書等は、最も関係の深い担当課に配布するものとする。

2　担当課長は、文書等の配布を受けたときは、直ちにこれを査閲し、自ら処理するもののほかは、処理方針及び処理期限を指示して、担当係長等を経て逐次担当者に交付するものとする。ただし、上司の閲覧を要するものは直ちにその処理をとり、重要又は異例の文書の場合は、その処理に先立って、市長又は副市長の指示を受けるものとする。

3　親展文書の配布を受けた者は、当該文書を開封した結果それが前2項に定める手続を要すると認められるときは、速やかに文書取扱者に返付し、必要な手続を受けるものとする。

4　配布を受けた文書等の中に当該担当課の所掌事務に属さないものがあるときは、直ちに、これを主管課に返付するものとする。

5　2以上の担当課に関連のある文書等の配布を受けたときは、速やかに関係する担当課に当該文書の写しを送付し、又は関係課長等の閲覧に供するものとする。

2　担当者は、指示された処理期限を経過してもなお処理できない場合は、担当課長にその旨を報告するものとする。この場合において、報告を受けた担当課長は、その実情を調査し、新たに方針を示して速やかに処理させるものとする。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当するものは、文書の起案を簡略化することができる。

3　2以上の課等に関係を有する事案は、最も関係の深い課等において起案するものとする。

2　合議された起案に対して異議のあるときは、口頭をもって協議し、協議の整わないときは、上司の裁断を受けるものとする。

2　秘密文書には、その区分を表す極秘、秘又は部外秘を欄外に朱書きするものとする。

2　前項ただし書のうち第1号、第2号又は第3号に該当するものは、文書の右肩に(公印省略)と明記するものとする。

3　公印については、丹波市公印規則(平成16年丹波市規則第13号)の定めるところによる。

4　地方公共団体を相互に接続した行政専用の情報通信ネットワークである総合行政ネットワークにおける電子メールによる文書(送信するものに限る。)については、電子署名を行うものとする。ただし、軽易な文書については、電子署名を省略することができる。

5　電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、別に定める。

2　文書の発送は、経済的かつ有利な方法によって行わなければならない。

3　大量又は緊急に発送する必要があるときは、あらかじめ主管課に連絡し、その指示に従って、担当課において発送しなければならない。

4　文書の発送料は、原則として後納による。

2　文書の整理、保管及び保存については、文書管理システムを活用して行うものとする。

3　処理の完結した文書(以下「完結文書」という。)は、ファイルを使用して編冊し、ファイルの背表紙に題名その他必要事項を記入するものとする。ただし、完結文書の態様等によりこれによりがたいときは、保存ケース等に収納することができる。

2　文書管理推進委員は部長が当該部に所属する係長又は主幹のうちから、文書管理担当者は担当課長が所属職員のうちからそれぞれ命じるものとする。この場合において、文書管理推進委員は、文書管理担当者を兼ねることができる。

3　文書管理推進委員は、次の業務を行うものとする。

2　完結文書の保存年限は、その文書が完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年によるものは、完結した日の属する年の4月1日の属する会計年度の翌年度4月1日から起算する。

3　前項の規定にかかわらず、常用に供する文書の保存年限は、当該文書を常用に供する必要がなくなった日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

4　文書には、その保存年限を記載するものとする。ただし、部外者に対する文書については、この限りでない。

2　保存文書を引き継ぐときは、担当課において文書保存箱に収納の上、文書保存箱にファイルの名称、保存年限及び廃棄年度等を記入して主務課に提出し、その指示に従って書庫に搬入するものとする。

3　主務課長は、保存文書の内容について審査し、不適当なものについては修正を求めることができる。

2　職員は、書庫外に持ち出した文書に係る用件が終了したときは、直ちに書庫の元の場所に返納し、前項の文書持出し票を破棄するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、1年保存の文書は、担当課において廃棄することができる。

3　廃棄が決定した文書は、焼却、裁断、溶解等適当な方法により処分するものとする。

(施行期日)

1　この規則は、平成20年4月1日から施行する。

(丹波市文書管理規則の廃止)

2　丹波市文書管理規則(平成16年丹波市規則第12号)は、廃止する。

この規則は、平成20年4月1日から施行する。

この規則は、平成20年10月15日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

この規則は、平成22年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成23年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成24年4月1日から施行する。

この規則は、平成26年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成26年9月17日から施行する。

この規則は、平成27年4月1日から施行する。

この規則は、平成28年4月1日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成30年4月1日から施行する。

この規則は、平成31年4月1日から施行する。

この規則は、令和2年4月1日から施行する。

この規則は、令和3年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、令和3年6月1日から施行する。

この規則は、令和3年7月1日から施行する。ただし、第2条第3号の改正規定及び第15条第1項第6号ただし書を削る改正規定は、公布の日から施行する。

この規則は、令和4年4月1日から施行する。

この規則は、令和5年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、令和5年6月1日から施行する。

この規則は、令和6年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、公布の日から施行する。